Preguntas frecuentes

Oficial de Cumplimiento

¿Qué es un oficial de cumplimiento / funcionario responsable?

El artículo 3° de la Ley N°19.913 establece que todas las personas naturales y jurídicas señaladas en el inciso primero deben designar un funcionario responsable de relacionarse con la UAF.

Para ello, y según la Circular UAF N°49, de 2012, el representante legal debe nombrar un oficial de cumplimiento responsable de reportar operaciones sospechosas y de coordinar políticas y procedimientos de prevención y detección del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, conforme las características organizacionales propias de su entidad.

Hay que tener presente que los oficiales de cumplimiento, o los funcionarios responsables designados, tienen prohibición de comunicar a los afectados o a terceras personas sobre la información requerida o remitida a la UAF (artículo 6°, Ley N°19.913).

La infracción a esta prohibición puede ser castigada con la pena de presidio menor en sus grados medio a máximo, y multa de 100 a 400 Unidades Tributarias Mensuales (UTM) (artículo 7°, Ley N°19.913).

¿Quiénes pueden ser oficiales de cumplimiento / funcionario responsable?

Cada entidad reportante debe decidir a quién designa como oficial de cumplimiento o funcionario responsable ante la UAF.

Para ello se debe tener en cuenta que será la persona encargada no solo de relacionarse con la UAF y de reportarle los ROS (Reporte de Operaciones Sospechosas) o los ROE (Reporte de Operaciones en Efectivo), sino también de coordinar las políticas y procedimientos internos de su entidad relacionados con la prevención y detección del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo.

Por ello se torna fundamental el nombramiento de un funcionario que ostente un cargo de alta responsabilidad dentro de la institución.

En caso que el sujeto obligado sea una persona natural o una empresa individual de responsabilidad limitada (EIRL), dicha persona o socio único podrá ejercer la labor de oficial de cumplimiento.

 ¿Cómo se actualizan los datos de un oficial de cumplimiento / funcionario responsable?

Conforme lo establecen el artículo 40 de la Ley N°19.913 y la Circular UAF N°53, de marzo de 2015, todas las personas naturales o jurídicas señaladas en el artículo 3° de la Ley N°19.913 deben actualizar o informar a la UAF todo cambio relevante en su situación legal, o de la información registrada por ella en la UAF, así como también la de su oficial de cumplimiento u otro usuario habilitado, dentro de un plazo de 5 días hábiles, contados desde que se produjo dicho cambio.

Para actualizar la información registrada ante la UAF, el representante legal debe completar el “Formulario de Contacto” del ítem “Contáctenos” de esta página web. En “Tipo de Requerimiento” deberá seleccionar “Actualización de datos” y en “Contenido” expresar -de la forma más completa posible- lo que se desea modificar. Además, deberá adjuntar en formato PDF algún documento que respalde el cambio solicitado.

Una vez recibida la información, la UAF validará su veracidad y completitud y, dependiendo del tipo de gestión, y previo a la aprobación de la solicitud, podrá requerir mayores antecedentes, en caso de ser necesario.

¿De qué se trata el deber de confidencialidad?

La Ley N°19.913 establece deberes de secreto tanto para la entidad reportante como para los funcionarios de la UAF, y para quienes participan en la investigación de los delitos relacionados con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo:

El artículo 6° de la Ley N°19.913 prohíbe expresamente a las personas e instituciones señaladas en el artículo 3°, incisos primero y sexto, y a sus empleados, informar al afectado o a terceras personas, la circunstancia de haberse requerido o remitido información a la UAF, como asimismo, proporcionarles cualquier otro antecedente al respecto. Igual prohibición rige para quienes sean requeridos en conformidad a la letra b) del artículo 2°, y para las personas que presten servicios a cualquier título a las personas e instituciones aludidas en el inciso anterior, que hayan tenido conocimiento de la circunstancia de haberse requerido o remitido información a la UAF. La infracción a lo dispuesto en el artículo 6° será castigada con la pena de presidio menor en sus grados medio a máximo y multa de 100 a 400 Unidades Tributarias Mensuales (UTM). La misma pena se aplicará a quienes, estando obligados de conformidad a esta Ley a proporcionar información a la UAF, maliciosamente destruyan, alteren u oculten los antecedentes o documentos que deban entregar, o entreguen antecedentes o documentos falsos.

En tanto, el artículo 13 de la Ley N°19.913 establece que todos los funcionarios de la UAF están obligados a mantener en estricto secreto todas las informaciones, y cualquier otro antecedente que se conozca en el ejercicio del cargo, y que se relacione directa o indirectamente con sus funciones y actividades. La infracción de esta prohibición se sanciona con la pena de presidio menor en sus grados mínimo a máximo, y multa de 40 UTM a 400 UTM. Esta prohibición se mantiene indefinidamente después de hacer cesado en el cargo, comisión o actividad. Se exceptúan del deber de secreto las informaciones y antecedentes que requiera el fiscal del Ministerio Público o el tribunal que conozca del procedimiento criminal por alguno de los delitos a que se refieren los artículos 27 y 28 de la Ley N°19.913, como también de aquellos que le sirven de base.

Por su parte, y según el artículo 31 de la Ley N°19.913, la investigación de los delitos relacionados con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo será siempre secreta para los terceros ajenos al procedimiento, y también para los terceros afectados por una investigación preliminar del fiscal. El que entregue o difunda información de cualquier naturaleza acerca de antecedentes de la investigación incurrirá en la pena de presidio menor en sus grados medio a máximo. Esta prohibición y sanción se extiende a los funcionarios que hubieren participado en la investigación, y a todo aquel que, de cualquier modo, informe, difunda o divulgue información relativa a una investigación e, incluso, al hecho de estarse realizando esta.

¿Cuáles son los principales deberes de un oficial de cumplimiento?

El oficial de cumplimiento (o funcionario responsable) es el encargado de relacionarse con la UAF y de implementar políticas y procedimientos de prevención y detección del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo y el de la proliferación de armas de destrucción masiva, los que deberán quedar plasmados en un Manual.

Entre otros, el oficial de cumplimiento del sector privado debe:

  • Mantener actualizados sus datos de contacto y los de la entidad que representa.
  • Reportar confidencial y oportunamente a la UAF las operaciones sospechosas que se detecten en el ejercicio de su actividad o función, a través de un Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS).
  • Informar mensual, trimestral o semestralmente (dependiendo de la actividad económica a la que pertenezca) las operaciones en efectivo sobre USD 10.000 que se realicen con sus clientes, a través de un Reporte de Operaciones en Efectivo (ROE) (*).
  • Realizar una debida diligencia y conocimiento de sus clientes.
  • Mantener registros, por al menos 5 años, de las transacciones en efectivo, de las operaciones realizadas por Personas Expuestas Políticamente (PEP) y de las transferencias electrónicas de fondos.
  • Revisar las listas de países no cooperantes, así como las Resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas relacionadas con la prevención y lucha contra el financiamiento del terrorismo y el de la proliferación de armas de destrucción masiva.
  • Capacitar permanentemente a sus trabajadores y trabajadoras(**).

 (*)El ROE se envía mensual, trimestral o semestralmente, dependiendo de la actividad económica a la que se pertenezca.

 

Respecto del funcionario responsable del sector público o municipalidad, este debe:

  • Implementar un sistema preventivo antilavado y anticorrupción, cuyo modelo debe quedar plasmado en un Manual (Oficios Hacienda N°20/2015 y N°14/2016 y directrices CAIGG).
  • Incluir en las matrices institucionales sus riesgos de LA/FT y delitos funcionarios (DF).
  • Reportar confidencial y oportunamente las operaciones sospechosas de LA/FT/DF que detecte en el ejercicio de sus funciones, a través de un Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS).
  • Revisar las listas de países no cooperantes, así como las Resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas relacionadas con la prevención y lucha contra el financiamiento del terrorismo y el de la proliferación de armas de destrucción masiva.
  • Capacitar permanentemente a sus funcionarios y funcionarias (**).

 

(**)A través de su Plataforma de Aprendizaje Virtual, la UAF pone a disposición de los sujetos obligados sus cursos e-Learning dirigidos a los sectores privado y público. Para acceder a ellos, el oficial de cumplimiento debe acceder al Módulo Curso e-Learning del Portal de Entidades Reportantes de este sitio web, con su RUT y clave, y registrar a los participantes interesados. Adicionalmente, la UAF realiza actividades presenciales, virtuales o híbridas, de acuerdo con las necesidades de capacitación de los sujetos obligados. Para coordinar, usted puede enviar un correo a capacitacion@uaf.cl .

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